Het Cabinet Office in het Verenigd Koninkrijk is het hoofdkantoor van de Britse overheid. Zij ondersteunen de premier en zorgen ervoor dat de overheid effectief functioneert. In samenwerking met HM Treasury nemen zij het voortouw bij een aantal belangrijke beleidsonderwerpen.
Organisaties, liefdadigheidsinstellingen en burgers beschikten vaak niet over de middelen om effectief subsidies van de overheid te vinden en aan te vragen.
Als subsidieaanvrager moesten ze voorheen verschillende sites doorzoeken en contact opnemen met meerdere afdelingen om inzicht te krijgen in de mogelijkheden of financiering vanuit de overheid. The Cabinet Office riep de hulp in van AND Digital om te zien of technologie hier een faciliterende rol in kon spelen.
Om te beginnen werd er gebruikersonderzoek uitgevoerd in samenwerking met de Government Grants Management Function van Cabinet Office.
Dit onderzoek was belangrijk, omdat 'Zoek subsidie' een nationale dienst zou worden die gebruikt zou gaan worden door uiteenlopende soorten organisaties en mensen, waaronder liefdadigheidsinstellingen, bedrijven en individuen.
Nadat we tijdens een 8 weken durende Discovery meer dan 60 gebruikers hadden gesproken, konden we een uitgebreid rapport opstellen met aanbevelingen voor prototypes en tests.
Om aan alle behoeften te voldoen, gebruikten we de bibliotheek van het GOV.UK designsysteem om een prototype te maken van een consistente gebruikersinterface, die we door testen konden valideren voordat we startten met de bouwfase. En dat was de moeite waard: na de lancering zagen we in de onderzoeken naar feedback van gebruikers een sterke toename van de gebruikerstevredenheid.
Alle front-end leveringen voldeden aan de GDS-toegankelijkheidsstandaarden. Java werd gebruikt voor bepaalde back-end diensten en JavaScript/TypeScript in de nodeJS context voor bepaalde serverside ontwikkelingen. Databases werden uitgerold met AWS RDS, met behulp van de Open Source PostgreSQL engine/databaseserver. De algehele implementatie vond plaats met AWS Fargate, AWS Lambda werd daarnaast ingezet voor bepaalde processen/workloads.
AND Digital werkte in een gemengd team met de Cabinet Office, en zo werden verschillende vaardigheden en ervaring samengebracht. Om dit succesvolle team te laten werken, moest er een relatie en cultuur worden opgebouwd op basis van wederzijds vertrouwen, waarin de verantwoordelijkheid gezamenlijk gedragen werd. Maar ook moest het team zorgen dat ze vanuit hetzelfde uitgangspunt vertrokken met betrekking tot de context, resultaten en benaderingen.
Gedurende het project werd deze samenwerking in stand gehouden door goede communicatie tussen de verschillende workstreams. Vertegenwoordigers van elk team (bijvoorbeeld interoperabiliteit, gebruikersonderzoek, data, etc.) waren aanwezig bij meetings zodat ze zeker wisten dat beslissingen uitvoerbaar waren. Ook zorgden ze er zo voor dat de verantwoordelijkheden en het proces duidelijk waren en bleven voor alle teams.
Na de succesvolle bouw van 'Zoek subsidie' vroeg het Cabinet Office AND Digital om nog een jaar te blijven en ze te helpen hun doelstellingen voor dat jaar te bereiken, zoals het bereiken van interoperabiliteit tussen hun verschillende systemen en het verder verbeteren van de dienst voor zowel aanvragers als beheerders.
.png)
'Zoek subsidie' is sinds de lancering dé plek geworden waar mensen naartoe kunnen gaan om duidelijkheid te krijgen in de beschikbare mogelijkheden voor subsidieaanvragen.
Bijna een jaar later had de service al 230.000 gebruikers; 30.000 meer dan de doelstelling. Op het moment van rapporteren zijn er 377.000 meldingen verstuurd om gebruikers te informeren over 'nieuwe' subsidies die overeenkomen met hun zoekopdracht, en om aan subsidiebeheerders te melden dat ze aanvragen hebben. Er is een functie toegevoegd waarmee beheerders de service kunnen beoordelen, en daarin zien we momenteel een score van 4,2 uit 5.
Binnen de service kan meer dan £9,4 miljard aan subsidies worden aangevraagd door gebruikers, een indrukwekkend bedrag.
De samenwerking tussen AND Digital en Cabinet Office werd gekenmerkt door openheid, plezier, passie, eerlijkheid en samenwerking. De nadruk lag altijd op het zorgen dat beide partijen op één lijn zaten; de behoeften van de gebruiker stonden daarbij altijd centraal. Zo kon het team op elk moment precies bepalen wat de juiste aanbevelingen waren voor de service.
Neem contact met ons op om jouw digitale ambities te bespreken.
